Gerenciando o conhecimento e a morte das intranets

Você sabe quanto sua empresa perde de dinheiro com o conhecimento desorganizado? Sabe o que pode fazer para deter isso? Não? Leia aqui algumas dicas.

Todo o começo de ano tiro alguns dias para fazer uma faxina em meus computadores, tanto por fora quanto por dentro. Por fora é simples; pano úmido e um pouco de detergente remove qualquer mancha do ano anterior, mas quando me volto para dentro das máquinas, a cada ano esta tarefa se tornava inglória e cansativa.

Quando falo “por dentro” não estou me referindo as peças internas (inclusive porque meus Mac’s são caixas aluminizadas que não tenho acesso e tampouco desejo ter); me refiro aos dados armazenados em vários formatos nos diversos discos rígidos que, se não estiverem organizados, vão se tornando obsoletos, gordos e inúteis, tal qual um apresentador de programa dominical.

O leitor vai pensar: porque gastar papel e tinta para escrever sobre algo tão simples se basta colocar os arquivos dentro de pastas ou diretórios divididos por músicas, filmes, documentos e imagens que tudo está resolvido? Pois este é o problema; não está resolvido e esta forma de “arrumação” do conteúdo não serve e nunca serviu para organizar o conhecimento multidisciplinar que possuímos. Mais que isso, ele também não serve à recuperação do conhecimento pois a perda de tempo na busca de determinada informação pode ser demorada, frustrante e quando vamos mais além e nos referimos a conteúdos relacionados em áreas diversas do conhecimento ou ainda da co-relação entre diversas informações sem levar em conta os formatos em que se encontram, cai por terra esta forma hierárquica de classificação.

Um exemplo simples e de fácil entendimento é o seguinte: escrevendo este artigo que lê agora, pesquisei várias fontes diferentes para obviamente não falar besteira. Em uma de minhas buscas sobre “conhecimento”, minha solução de software retornou vários artigos interessantes de outros autores que a primeira vista não teriam nada a ver com o assunto, tal como a classificação dos seres vivos. Da mesma forma, lendo algo sobre o plano de banda larga que o governo brasileiro deseja criar posso, ao mesmo tempo, conhecer tecnicamente a comunicação entre computadores usando fios e cabos elétricos e depois, mais adiante, quem são os fornecedores desta tecnologia no mundo. Tal como o cérebro humano, relações meio absurdas mas que no final fazem sentido.

Quando saímos da terreno do pessoal e caímos na seara corporativa é possível compreender o quão importante este assunto é para qualquer empresa. Via de regra, empresas geram conteúdo e conhecimento; até uma pastelaria faz isso (as receitas da massa e dos recheios) de uma forma ou de outra. Se isso é fato, como classificar e organizar todo o conhecimento produzido pelos funcionários e compartilhá-lo com os demais para a recuperação do investimento realizado, reduzindo o re-trabalho e dando oportunidade para que outras pessoas da organização se aproveitem do que foi criado? Acha pouco? E a propriedade intelectual, aquela intangível que está dentro das cabeças de seus criadores que podem, a qualquer tempo, deixar a empresa e levar consigo o bem mais importante da corporação?

Então neste momento chega-se a conclusão que é equivocado pensar que uma classificação hierárquica com diretórios ou categorizada como documentos, imagens, vídeos, etc. resolve o problema de gestão de conhecimento e conteúdo, seja o meu pessoal ou ainda o existente em qualquer empresa. Na verdade, estas classificações trazem mais problemas tanto para quem tenta organizar quanto para quem tenta recuperar a informação armazenada sem efetivamente resolvê-los. Olhe a sua volta, quanto realmente tem acesso ao conhecimento de seu colega vizinho de mesa? Quanto sabe sobre os passos de manufatura de determinada peça ou solução? Sendo mais simples, o quanto sabe sobre as oportunidades de sua carreira ou ainda o que saiu no boletim semanal do RH relacionado a mudança do plano de saúde? Nada ou muito pouco não é mesmo?

Antes de descer o malho no pessoal do RH ou ainda no time de administração da Intranet, entenda que a única forma técnica de fugir deste problema é usando soluções que suportem taxonomias, ciência de classificação de quase tudo o que pode ser classificado, além de etiquetas e metadados. Com este trio em funcionamento é possível encontrar qualquer conteúdo em qualquer formato, inclusive seus pares baseados no relacionamento do conhecimento.

Entretanto somente ter o ferramental não resolve. Também é preciso conhecer as formas de co-relação entre os conteúdos existentes e suas formas de armazenamento para não deixar qualquer informação órfã no meio do caminho além de conhecer profundamente processos que permitam não somente a recuperação da informação mas também o armazenamento correto desta informação dentro das ferramentas existente.

Antigamente, nos primórdios da web falava-se muito sobre intranets: redes corporativas que usavam os mesmos protocolos e conceitos da Internet para a gestão de conteúdo dentro de empresas. Muito bonito isso mas feliz ou infelizmente este tipo de ferramenta morreu (e se não morreu, já deveria estar morta) como ela era usada. Parte desta morte veio por causa das novas tecnologias (que alguns chamam de web 2.0) e parte porque as necessidades e demandas das empresas cresceram em todos os sentidos. Não mais aceita-se uma ferramenta one way dentro da empresa, sendo obrigatório a cada dia que passa a entrada de ferramentas de mão dupla, ou seja, onde o colaborador, usuário ou funcionário, tem voz e pode interagir com ela.

Esta demanda traz de reboque o problema da gestão de conhecimento pois a partir do momento que todos tem voz, estas vozes precisam ser canalizadas e armazenadas para aproveitamento de todos e diante disto, somente o estudo correto do que armazenar, como armazenar e principalmente como recuperar estas vozes é o grande desafio para este ano e os próximos. Quem mais estiver preparado neste terreno, mais tem a ganhar no jogo empresarial.

Sei que o conceito de gestão de conteúdo é complicado e de difícil entendimento principalmente para aqueles que abominam a idéia de interação entre pessoas e da troca de conhecimentos. E se deseja que sua empresa consiga fazer mais com menos, este é certamente um dos caminhos mais corretos, seguros e porque não, eficientes para chegar neste objetivo.

Nos próximos artigos retorno ao assunto para tentar elucidá-lo um pouco mais e dar algumas dicas de caminhos que podem ser percorridos. Até lá, pense um pouco sobre o que sua empresa produz de conhecimento, o quanto deste conhecimento está sendo perdido pelo caminho e principalmente o quanto está deixando de lucrar com estas perdas que mais parecem caminhões de soja na estrada que chegam ao porto com quilos a menos de sementes devido aos pequenos buracos da caçamba. Mas por favor, não pense em suicídio. Ainda dá tempo de usar cola epóxi para tapar estes buracos.